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09.04. Nachweis während einer Inspektion

-beschränkt-, Anleitung

Nachweis während einer amtlichen Kontrolle

Während einer amtlichen Kontrolle, wie der Inspektion durch die Lebensmittelsicherheitsbehörde, bestehen mit der Alcomo HACCP App und dem Alcomo Cockpit mehrere Möglichkeiten die internen Aufzeichnungen und Hygienekontrollen vorzuweisen. Zudem können Nachweise als PDF-, XLSX- und CSV-Datei generiert und gespeichert, weitergeleitet und ausgedruckt werden.

Nachträglich veränderte Kontrollen/Aufzeichnungen können rückverfolgt werden. Mehr dazu am Ende dieses Artikels.

Nachfolgend zeigen wir alle Möglichkeiten auf und erläutern wie bei technischen Problemen mit Geräten oder der Internetverbindung vorzugehen ist.

Normalfall: Internetverbindung verfügbar

  1. Nachweis mit der App im Bereiche “Dokumente”
  • Checkliste wählen
  • Zeitraum wählen
  • Liste sortieren, falls nötig
  1. Nachweis mittels Alcomo Cockpit (Dashboard)
  • Internet-Browser auf einem Computer, Tablet oder Smartphone öffnen.
  • Im Alcomo Cockpit, www.alcomo.com/cockpit, einloggen, mit dem gleichen Login wie für App.
  • Entsprechende Checkliste wählen.
  • Gewünschten Zeitraum wählen.
  • Liste sortieren, falls nötig.
  1. Nachweis mit PDF-, XLSX- oder CSV-Datei via Alcomo Cockpit (www.alcomo.com/cockpit)
  • Internet-Browser auf einem Computer, Tablet oder Smartphone öffnen.
  • Im Alcomo Cockpit, www.alcomo.com/cockpit, einloggen, mit dem gleichen Login wie für die App.
  • Entsprechende Checkliste wählen.
  • Gewünschten Zeitraum wählen.
  • PDF-, XLSX- oder CSV-Schaltfläche anwählen. Die Datei wird erstellt und via Browser heruntergeladen (Evtl. müssen Sie das Herunterladen zulassen.)

Möglichkeiten bei technischen Problemen

Die Daten sind auf dem Server verfügbar und der Nachweis kann immer erbracht werden. Sollte jedoch genau zum Zeitpunkt der amtlichen Kontrolle ein technisches Problem vorliegen, gibt es folgende Möglichkeiten:

  1. Keine Internetverbindung mit dem Gerät auf dem die App installiert ist
  • Nachweis mit der App: Die Daten sind auf der App gespeichert und auch offline verfügbar.
  • Mit einem anderen Gerät, bei dem die Internetverbindung funktioniert, das Alcomo Cockpit aufrufen (Ablauf siehe oben). Alle zuvor synchronisierten Daten sind als Nachweis verfügbar.
  • Optional: Regelmässig, PDF-, XLSX- oder CSV-Dateien erstellen und auf einem anderen Gerät lokal abspeichern oder allenfalls ausdrucken und als Hardcopy archivieren. (PDF’s können via App und Alcomo Cockpit erstellt werden. XLSX- und CSV-Dateien können nur via Alcomo Cockpit erstellt werden.)
  1. Tablet/Smartphone defekt oder App funktioniert nicht
  • Mit einem anderen Gerät, bei dem die Internetverbindung funktioniert, kann das Alcomo Cockpit aufgerufen werden (Ablauf siehe oben). Alle zuvor synchronisierten Daten sind als Nachweis verfügbar.
  • Auf einem anderen Tablet oder Smartphone mit Internetverbindung kann die App neu installiert werden und die Daten vom Server synchronisiert werden. Alle zuvor synchronisierten Daten sind als Nachweis verfügbar.
  • Optional: Regelmässig, PDF-, XLSX- oder CSV-Dateien erstellen und auf einem anderen Gerät lokal abspeichern oder allenfalls ausdrucken und als Hardcopy archivieren. (PDF’s können via App und Alcomo Cockpit erstellt werden. XLSX- und CSV-Dateien können nur via Alcomo Cockpit erstellt werden.)
  1. Internetverbindung auf gar keinem Gerät verfügbar
  • Nachweis mit der App: Die Daten sind auf der App gespeichert und ebenfalls offline verfügbar.
  • Optional: Regelmässig, PDF-, XLSX- oder CSV-Dateien erstellen und auf einem anderen Gerät lokal abspeichern oder allenfalls ausdrucken und als Hardcopy archivieren. (PDF’s können via App und Alcomo Cockpit erstellt werden. XLSX- und CSV-Dateien können nur via Alcomo Cockpit erstellt werden.)
  1. Alle Geräte (Computer, Tablet, Handy) defekt
  • Alle Daten sind auf dem Server verfügbar, doch sie können nicht abgerufen. Die gespeicherten PDF-, XLSX- oder CSV-Dateien sind ebenfalls nicht vorzeigbar, weil kein Gerät funktioniert. Damit dieser sehr unwahrscheinliche Fall abgedeckt werden kann, müssten Sie regelmässig PDF’s sämtlicher Aufzeichnungen generieren, ausdrucken und archivieren. In Papierform können diese auch bei Geräteausfall vorgewiesen werden.
  • Die Aufzeichnungen werden der amtlichen Behörde nachgereicht.

Ein Nachreichen von Aufzeichnungen, die wegen technischen Problemen nicht nachweisbar waren, ist problemlos möglich, sobald man wieder über ein Gerät mit Internetverbindung verfügt. Die Alcomo AG kann in Ausnahmefällen, falls dringend erforderlich, ein Bestätigungsschreiben übermitteln, das bestätigt, dass die Daten vorhanden waren und nicht nachträglich erfasst wurden.

Rückverfolgbarkeit von veränderten Kontrollen

Wird eine bereits erfasste Kontrolle/Aufzeichnung nachträglich geändert, so erfasst unser System bei der Synchronisation die verschiedenen Versionen. In der App wird der Name der Person, die die modifizierte Kontrolle abgezeichnet hat, unterstrichen. So ist in der App jederzeit erkennbar, wenn eine Kontrolle/Aufzeichnung abgeändert wurde.

Der Nachweis der verschiedenen Versionen ist via Alcomo Cockpit möglich. Im Alcomo Cockpit wird die Anzahl Versionen ganz rechts in der Tabelle angezeigt. Wenn Sie auf die Zahl in der Versions-Spalte klicken, werden alle vergangenen Versionen, sowie die aktuelle Version in einem eigenen Fenster angezeigt.