Preuve lors d’un contrôle officiel

Lors d’un contrôle officiel, comme l’inspection de l’autorité de sécurité alimentaire, l’application Alcomo HACCP et l’Alcomo Cockpit offrent plusieurs possibilités de présenter les documents internes et les contrôles d’hygiène. En outre, les preuves peuvent être générées et enregistrées sous forme de fichiers PDF, XLSX et CSV, puis transmises et imprimées.

Les contrôles / données modifiés ultérieurement peuvent être retracés. Plus d’informations à la fin de cet article.

Nous présentons ci-dessous toutes les possibilités et expliquons comment procéder en cas de problèmes techniques avec les appareils ou la connexion Internet.

Cas normal: connexion Internet disponible

Preuve avec l’application Alcomo dans le domaine “Documents”

Choisissez la liste de contrôle
Choisissez la période
Triez la liste si nécessaire

Preuve au moyen d’Alcomo Cockpit (Dashboard)

Ouvrir le navigateur Internet sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Se connecter au cockpit Alcomo, www.alcomo.com/cockpit, avec le même login que pour l’app.
Choisir la liste de contrôle correspondante.
Choisir la période souhaitée.
Trier la liste si nécessaire.

Preuve par fichier PDF, XLSX ou CSV via Alcomo Cockpit (www.alcomo.com/cockpit)

Ouvrir le navigateur Internet sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Se connecter au cockpit Alcomo, www.alcomo.com/cockpit, avec le même login que pour l’application.
Choisir la liste de contrôle correspondante.
Choisir la période souhaitée.
Sélectionner le bouton PDF, XLSX ou CSV. Le fichier est créé et téléchargé via le navigateur (vous devez éventuellement autoriser le téléchargement).

Options en cas de problèmes techniques

Les données sont disponibles sur le serveur et la preuve peut toujours être apportée. Toutefois, si un problème technique survient juste au moment du contrôle officiel, les possibilités suivantes s’offrent à vous :

Pas de connexion Internet avec l’appareil sur lequel l’application est installée

Preuve avec l’application: les données sont enregistrées sur l’application et sont également disponibles hors ligne.
Avec un autre appareil dont la connexion Internet fonctionne, appeler l’Alcomo Cockpit (déroulement voir ci-dessus). Toutes les données synchronisées auparavant sont disponibles comme preuve.
En option : créer régulièrement des fichiers PDF, XLSX ou CSV et les enregistrer localement sur un autre appareil ou, le cas échéant, les imprimer et les archiver sous forme de copies papier. (Les PDF peuvent être créés via l’application et l’Alcomo Cockpit. Les fichiers XLSX et CSV ne peuvent être créés que via l’Alcomo Cockpit).

Tablette/smartphone défectueux ou l’application ne fonctionne pas

Avec un autre appareil dont la connexion Internet fonctionne, il est possible d’accéder à l’Alcomo Cockpit (voir la procédure ci-dessus). Toutes les données synchronisées auparavant sont disponibles comme preuve.
Sur une autre tablette ou un autre smartphone avec une connexion Internet, l’application peut être réinstallée et les données synchronisées à partir du serveur. Toutes les données synchronisées auparavant sont disponibles comme preuve.
En option : créer régulièrement des fichiers PDF, XLSX ou CSV et les enregistrer localement sur un autre appareil ou, le cas échéant, les imprimer et les archiver sous forme de copies papier. (Les PDF peuvent être créés via l’application et l’Alcomo Cockpit. Les fichiers XLSX et CSV ne peuvent être créés que via l’Alcomo Cockpit).

Connexion Internet non disponible sur aucun appareil

Preuve avec l’application : les données sont enregistrées sur l’application et également disponibles hors ligne.
En option : créer régulièrement des fichiers PDF, XLSX ou CSV et les enregistrer localement sur un autre appareil ou, le cas échéant, les imprimer et les archiver sous forme de copies papier. (Les PDF peuvent être créés via l’application et l’Alcomo Cockpit. Les fichiers XLSX et CSV ne peuvent être créés que via l’Alcomo Cockpit).

Tous les appareils (ordinateur, tablette, téléphone portable) sont défectueux

Toutes les données sont disponibles sur le serveur, mais elles ne peuvent pas être consultées. Les fichiers PDF, XLSX ou CSV enregistrés ne sont pas non plus présentables, car aucun appareil ne fonctionne. Pour que ce cas très improbable puisse être couvert, vous devriez régulièrement générer, imprimer et archiver des PDF de tous les enregistrements. Sous forme papier, ils peuvent également être présentés en cas de panne de l’appareil.
Les enregistrements sont transmis ultérieurement à l’autorité officielle.

Il est possible d’envoyer ultérieurement des enregistrements qui n’ont pas pu être prouvés en raison de problèmes techniques, sans problème, dès que l’on dispose à nouveau d’un appareil avec connexion Internet. Dans des cas exceptionnels, si l’urgence l’exige, Alcomo SA peut transmettre une lettre de confirmation attestant que les données existaient et n’ont pas été saisies ultérieurement.

Traçabilité des contrôles modifiés

Si un contrôle/enregistrement est modifié ultérieurement, notre système saisit les différentes versions lors de la synchronisation. Dans l’application, le nom de la personne qui a signé le contrôle modifié est souligné. Ainsi, l’application permet de savoir à tout moment si un contrôle/enregistrement a été modifié.

La preuve des différentes versions est possible via l’Alcomo Cockpit. Dans l’Alcomo Cockpit, le nombre de versions est affiché tout à droite dans le tableau. Si vous cliquez sur le chiffre dans la colonne de la version, toutes les versions passées, ainsi que la version actuelle, s’affichent dans une fenêtre séparée.